Zmiana lokalizacji biura – na co się przygotować?

Zmiana lokalizacji biura to dla wielu firm doskonała okazja do zaprowadzenia porządku w dokumentach, powiększenie swojej przestrzeni roboczej i przeorganizowanie wielu kwestii, które do tej pory mogły stanowić problem. Jedną z nich są zalegające w biurze elektrośmieci, które zgodnie z obowiązującymi przepisami nie powinny trafiać do zbiorników na odpady komunalne, a zostać poddane właściwej utylizacji i recyklingowi. Na co przygotować się na etapie zmiany biura i z jakimi możliwymi problemami należy się liczyć? 

Możliwe problemy wynikające ze zmiany lokalizacji firmowego biura

Zamiana biura na większe, szczególnie dla firm rozwijających swoją działalność i chcących powiększyć swoją przestrzeń roboczą, jest zdecydowanie wydarzeniem, które należy świętować, ale i odpowiednio zaplanować. Z możliwością zorganizowania nowej sali konferencyjnej, gabinetu do przyjmowania klientów czy przestrzeni socjalno-wypoczynkowej dla pracowników przychodzą w parze kłopoty z koniecznością przygotowania klientów na zmianę adresu, przeniesienia sprzętu do nowej lokalizacji czy takiego zaplanowania przestrzeni, by wykorzystywać ją maksymalnie efektywnie i ergonomicznie. 

Przygotowanie klientów

Upewnij się, że przeprowadzka do nowego biura zaplanowana jest z dużym wyprzedzeniem, tak by zarówno Twoi pracownicy, jak i klienci byli przygotowani na zmianę lokalizacji. Pozostawiając sobie czas na skuteczne urządzenie nowego biura, znacznie łatwiej przeniesiesz biznes bez straty czasu, w którym możesz przyjmować klientów. Upewnij się też, że sam dojazd do nowego biura nie będzie stanowił dla klientów większego problemu – w razie potrzeby informuj o najszybszych drogach dojazdu, dobrej komunikacji czy dostępności darmowego parkingu, by konieczność podróżowania, np. na drugi koniec miasta, nie była dla nich zbyt dużą niedogodnością. 

Transport sprzętu

O ile nie planujesz wyposażenia nowego biura w całkowicie nowy sprzęt, zadbanie o jego bezpieczny transport powinno być jednym z priorytetów procesu zmiany lokalizacji biura. Warto skorzystać na tym etapie z pomocy doświadczonych firm transportowych, które zadbają o prawidłowe zabezpieczenie i przewiezienie sprzętu do nowego miejsca, bez ryzyka uszkodzenia komputerów, drukarek, kopiarek czy mebli niezbędnych w biurze. W przypadku rzeczy osobistych pracowników, upewnij się, że są przygotowani na ich samodzielne przewiezienie lub zapakowanie wraz z transportem sprzętu, jeśli opcja taka jest możliwa. 

Wywóz odpadów ze starego biura – pamiętaj o przepisach

Planując przeprowadzkę do nowego biura, skupiamy się przede wszystkim na tym, w jaki sposób urządzimy nowy lokal i jak wiele korzyści dla firmy przyniesie zmiana lokalizacji. Nie poświęcamy jednak równie wiele uwagi kwestii wynoszenia starych mebli czy pozbywania się elektrośmieci, które mogły zalegać w firmowym biurze już od kilku lat i z pewnością nie zostaną zabrane do nowej lokalizacji. Co z nimi zrobić? 

Przeprowadzka jest idealnym momentem do zorganizowania darmowego wywozu elektrośmieci i przygotowania do utylizacji wszystkich sprzętów niedziałających, niechcianych bądź starych. Warto przeprowadzić dokładną analizę wyposażenia firmowego, przygotować elektrośmieci wymagające utylizacji, a następnie skontaktować się z firmą specjalizującą się w utylizacji odpadów elektronicznych i zamówić usługę odbioru elektroodpadów z firmy. Należy oczywiście sprawdzić, czy firma zajmuje się profesjonalnie utylizacją i recyklingiem elektrośmieci zgodnie z obowiązującą ustawą. Zarezerwowanie takiej usługi jeszcze przed przeprowadzką odciąży Twoją firmę w trakcie przenoszenia się i pozwoli uniknąć zagracenia nowego biura. 

Jak zaplanować zmianę lokalizacji biura? 

Wcześniejsze przygotowanie planu akcji i przeprowadzenie relokacji biura zgodnie z ustalonymi krokami pozwoli zachować płynność działania firmy i uniknąć wielu potknięć po drodze. Dobrą praktyką już podczas pakowania biura będzie dokładne opisywanie kartonów i przypisywanie rzeczy do pomieszczenia, do którego mają trafić. Nie tworzymy pudła z laptopami, jeśli komputery w nowym biurze zostaną rozdzielone pomiędzy kilka pomieszczeń. Nie spiesz się na etapie pakowania i zadbaj o właściwe zabezpieczenie sprzętu, chroniąc go przed uszkodzeniem. 

W nowym miejscu oznacz pomieszczenia i urządzaj je pod kątem niezbędności – jeśli jako pierwsze zostanie wyposażone biuro pracowników, część z nich będzie mogła rozpocząć działania w nowym biurze, nie odczuwając skutków przeprowadzki w postaci opóźnień w pracy. Na koniec zadbaj, by stare biuro zostało dokładnie uprzątnięte – nie pozostawiaj bałaganu, śmieci i elektrośmieci, z którymi późniejszy najemca będzie musiał sobie poradzić we własnym zakresie.