Zadatek i zaliczka to pojęcia często mylone, jako że często spełniają tę samą rolę zabezpieczenia realizacji transakcji przez wpłacenie części należnej kwoty jeszcze przed realizacją usługi lub dostarczeniem towaru. Formalnie zadatek jest jednak bardziej wiążącą prawnie formą, która gwarantuje zabezpieczenie dla sprzedającego i kupującego w razie odstąpienia od umowy przez jedną ze stron. Jak wystawienie faktury zadatkowej odnosi się do rozliczenia VAT i w jakiej formie wystawia się fakturę na niepełna kwotę transakcji?

Czym jest zadatek?

Zadatek nie jest tym samym co zaliczka, jako że zgodnie z Kodeksem cywilnym wynikają z niego zupełnie inne skutki prawne. Decydując się na pobieranie lub wpłacenie zadatku należy pamiętać przede wszystkim, że jego instytucja została stworzona w celu ochrony interesów zarówno sprzedającego, jak i kupującego – na wypadek odstąpienia od umowy przez jednego z nich, zadatek powinien zostać zachowany przez stronę poszkodowaną przez niewykonanie umowy. W przypadku gdy to sprzedawca nie wywiązuje się z realizacji sprzedaży lub usługi, kupujący może zażądać zwrotu zadatku w kwocie dwukrotnie wyższej, niż ta wpłacona.

W przypadku rezygnacji z realizacji przez klienta, zadatek przepada na korzyść sprzedawcy.

Zadatek jest określoną kwotą otrzymaną przez sprzedawcę i jako taki wiąże się z powstaniem obowiązku podatkowego z chwilą jego otrzymania. Podatnik ma w takiej sytuacji 7 dni na wystawienie faktury zadatkowej, z zaznaczeniem daty powstania obowiązku podatkowego na datę fizycznego przyjęcia zadatku i powstania obowiązku podatkowego.

Jak przy wystawianiu faktury zadatkowej rozliczyć podatek VAT?

Otrzymanie zadatku skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego w momencie dokonania przez klienta wpłaty określonej kwoty zadatku. W związku z powyższym, aby dopełnić obowiązków podatnika oraz przedstawić klientowi formalne potwierdzenie otrzymania zadatku, przedsiębiorca powinien wystawić fakturę zadatkową VAT na otrzymaną wartość zadatku. Podatek rozliczany jest od zadanej na fakturze kwoty, a w momencie wystawiania faktury końcowej, kwota na fakturze zostanie pomniejszona o kwotę zadatku, a podatek od wartości całego towaru pomniejszony o podatek odliczony przy fakturze zadatkowej.

Z uwagi na to, że zadatek może być zwrócony w przypadku odstąpienia od umowy przez jedną ze stron, wystawianie i rozliczanie faktur zadatkowych może kreować dla przedsiębiorców pewne komplikacje. Zgodnie z obowiązującym prawem, jeśli otrzymany podatek zostanie zwrócony przedsiębiorca musi wystawić fakturę VAT korekty do wystawionej faktury zaliczkowej, zaznaczając w ten sposób formalnie pełen zwrot kwoty do klienta i wycofanie powstałego wcześniej obowiązku podatkowego.

Jeśli jednak zadatek ma pozostać u przedsiębiorcy ze względu na zerwanie umowy przez klienta, ten pierwszy powinien również wystawić fakturę korygującą – zadatek jest w takich sytuacjach traktowany jako odszkodowanie, od którego co do zasady nie powstaje obowiązek podatkowy.

O czym pamiętać wystawiając fakturę zadatkową?

Faktura dokumentująca otrzymanie zadatku, czyli tzw. faktura zadatkowa powinna zawierać te same elementy, co faktura zaliczkowa – w większości programów do fakturowania wystawia się ją jako fakturę zaliczkową, zaznaczając w informacjach dodatkowych że wpłata dotyczy zadatku i podlega przepisom Kodeksu cywilnego właściwym dla instytucji zadatku. Zgodnie z § 14 ust 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. regulującego zasady wystawiania faktur (Dz.U. Nr 95, poz. 798) faktura zadatkowa powinna zawierać:

  • dane sprzedawcy i nabywcy,
  • numer NIP sprzedawcy i nabywcy,
  • datę wystawienia,
  • numer faktury,
  • wysokość pobranego zadatku brutto,
  • stawkę i kwotę podatku wyliczonego od wysokości wpłaconego zadatku.

Dodatkowo na fakturze należy umieścić dane dotyczące towaru lub usługi, której dotyczy wpłacany zadatek, w tym nazwę towaru lub usługi, jej pełną cenę netto, obowiązujące stawki i kwoty podatku oraz wartość zamówienia brutto całej umowy.

Jeśli w pierwszym etapie podpisywania i realizacji umowy klient wpłaca zadatek i otrzymuje fakturę zadatkową, obowiązkiem przedsiębiorcy rozliczającego pełną kwotę należną za towar lub wykonaną usługę będzie wystawienie faktury końcowej na kwotę towaru pomniejszoną o kwotę rozliczoną w formie faktury zadatkowej, z wyszczególnieniem numeru faktury zadatkowej przypisanej do danej transakcji.

melpe logo duzeWszystkim zainteresowanym prowadzeniem samodzielnej księgowości polecamy program do wystawiania faktur Melpe. Jedną z jego funkcjonalności jest możliwość wystawienia faktury zadatkowej i późniejsze połączenie jej z końcową fakturą sprzedaży.