Pliki kontrolne JPK zostały wprowadzone przez Ministerstwo Finansów jako jedno z narzędzi nakierowanych na uszczelnianie polskiego systemu podatkowego. Zgodnie z założeniami, zarówno duże, średnie, jak i małe oraz mikro przedsiębiorstwa muszą generować pliki JPK przekazywane do organu podatkowego na jego żądanie. Co należy wiedzieć o JPK, w jakim celu się go stosuje i w jaki sposób można go wygenerować?

Czym jest jednolity plik kontrolny?

Jednolity Plik Kontrolny (JPK) jest wprowadzony w Ordynacji Podatkowej jako format prowadzenia ksiąg i dokumentów księgowych przeznaczony do przekazywania informacji do organów podatkowych. Jak podaje art. 194a § 1 Ordynacji podatkowej, „W przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w § 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.” Pliki JPK dotyczą wyłącznie podatników VAT prowadzących księgi i dokumenty rachunkowe w formie elektronicznej.

Sam Jednolity Plik Kontrolny posiada odpowiednią strukturę logiczną i musi zostać wygenerowany z pomocą odpowiedniego programu – udostępnianie ksiąg organowi podatkowemu nie polega na przesłaniu folderu z załączonymi plikami PDF wszystkich dokumentów księgowych. JPK dzielą się na pliki:

  • obowiązkowe, generowane i wysyłane miesięcznie do organów podatkowych (ewidencja zakupów i sprzedaży VAT – JPK_VAT z deklaracją JPK_V7M oraz JPK_V7K),
  • pliki wysyłane na żądanie organów (księgi rachunkowe – JPK_KR, wyciąg bankowy – JPK_WB, magazyn – JPK_MAG, faktury VAT – JPK_FA, faktury VAT RR – JPK_FA_RR, podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR) – JPK_PKPIR, ewidencja przychodów (ryczałt) – JPK_EWP).

Pliki kontrolne zawierają obowiązkowo informacje identyfikujące podmiot, którego JPK dotyczy, sekcję merytoryczną (z informacjami dotyczącymi zdarzeń gospodarczych) oraz sekcję kontrolną, przedstawiającą sumy kontrolne i sprawdzającą, czy informacje zawarte w JPK i ujęte w księgach rachunkowych zostały prawidłowo odczytane. Podatnik ma obowiązek generowania wszystkich plików kontrolnych i ich odpowiedniego przechowywania, natomiast ich przesyłanie do organów podatkowych następuje tylko po otrzymaniu prośby o ich udostępnienie.

W jakim celu stosuje się jednolite pliki kontrolne i kto musi je wystawiać?

Jednolity plik kontrolny jest obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, którzy w ramach prowadzenia księgowości podatkowej korzystają z programów komputerowych (desktopowych lub online, także tych prowadzonych najprościej w plikach Excel). Z uwagi na cyfryzację dokumentów księgowych, konieczne jest też ich odpowiednie podsumowanie oraz udokumentowanie, do czego służą właśnie pliki JPK. Jednolity plik kontrolny nie może być składany w wersji papierowej, występuje wyłącznie w formie elektronicznej i musi zostać wygenerowany z użyciem odpowiedniej struktury – nie ma możliwości, by przygotować go ręcznie, zestawiając samodzielnie rejestr sprzedaży i zakupów.

Program do faktur online

Obowiązek przygotowywania jednolitych plików kontrolnych obowiązuje oficjalnie od 2016 roku dla dużych podmiotów, 2017 roku dla małych i średnich firm oraz od 2018 roku dla mikroprzedsiębiorców. Zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów, wprowadzenie JPK miało być sposobem na ograniczenie wyłudzeń podatkowych, ale także sposobem na znaczące uproszczenie i skrócenie kontroli podatkowej przedsiębiorców. Jednolity Plik Kontrolny pozwala w łatwy kontrolować transakcje i czynności finansowe oraz podatkowe przedsiębiorstw, bez konieczności wizyty osobistej w przedsiębiorstwie i manualnego przeglądania fizycznych kopii dokumentacji księgowej.

Proste generowanie plików JPK z pomocą programów do fakturowania

Jednolity Plik Kontrolny jest dokumentem elektronicznym i jako taki może zostać przesłany do organów podatkowych wyłącznie w formie elektronicznej. Sam proces wygenerowania pliku JPK może być skomplikowany, bo wymaga zainstalowania odpowiednich programów lub klienta JPK przygotowanego przez Ministerstwo Finansów. W praktyce wielu przedsiębiorców korzysta dziś z pomocy, jaką jest program do faktur online takich jak Melpe, w których opcja generowania plików JPK została automatycznie wbudowana i które znacząco skracają czas przygotowywania JPK. Alternatywnym rozwiązaniem będzie zlecenie przygotowania JPK księgowej lub do biura rachunkowego, z którego usług korzysta na co dzień firma.