Audyt wewnętrzny ma na celu wskazanie miejsc, w których można wprowadzić usprawnienia. Jest to działalność o charakterze weryfikacyjnym i doradczym, która ma pomóc w procesach szacowania ryzyka oraz kontroli i zarządzania firmą bądź organizacją. Wbrew pozorom, jest to bardzo istotne działanie, które powinno być co jakiś czas wykonywane w każdej firmie. Pozwala ono bowiem poznać zarówno mocne strony naszego przedsiębiorstwa, jak i te, nad którymi należy jeszcze trochę popracować.

Jak wygląda audyt wewnętrzny?

Audyt wewnętrzny przeprowadza audytor, czyli osoba posiadające specjalistyczne uprawnienia. Taką osobą może być pracownik firmy, jednak jeśli nikt nie posiada odpowiednich kwalifikacji, można skorzystać z pomocy osoby z zewnątrz. Są firmy, które zajmują się głównie przeprowadzaniem różnego rodzaju audytów. Pracownicy takich organizacji mają zazwyczaj duże doświadczenie, co sprawia, że są godni zaufania i niesamowicie pomocni.

Techniki audytu wewnętrznego

Podczas audytu będą sprawdzane nie tylko sposoby funkcjonowania firmy, ale także dokumentacja i sposób jej prowadzenia. Warto wcześniej zostawić w widocznym miejscu odpowiednie dokumenty, do których należą: zapisy i dokumenty Systemu Zarządzania Jakością, zgłoszenie audytu pozaplanowego, lista pytań audytowych, zakres i program audytu, a także protokół działań i działań korygujących. Ważne jest także to, jak postępujemy z dokumentami — powinny być one:

  • odpowiednio zabezpieczone,
  • czytelne, dostępne,
  • aktualne,
  • zidentyfikowane.

Metody i techniki pozyskiwania informacji

Audytor w swojej pracy może wykorzystywać różne narzędzia, które pozwolą mu na jak najdokładniejsze zbadanie mechanizmów działania firmy. Jest to zasadniczy element audytu, dlatego pod żadnym pozorem nie powinno się go ignorować. Główną metodą zdobywania informacji przez audytora jest wywiad. Przeprowadza się go z osobami odpowiedzialnym za zarządzanie systemami i ich prawidłowe funkcjonowanie. Co ważne, wywiad może być przeprowadzany na różne sposoby — może to być nieformalna rozmowa, której cel jest jawny, ale także może zostać przeprowadzony jako formalna rozmowa, podczas której pracownik firmy nie ma pojęcia o tym, że trwa audyt. Wiele zależy od firmy i panującej w niej atmosfery. Ważne, żeby pracownicy czuli się swobodnie i nie odczuwali presji tego, że ich słowa mogą być negatywnie odebrane.

Innym sposobem zdobywania informacji, jest przeprowadzanie testów. Mają one w prosty sposób pokazać, jak wygląda sytuacja firmy. Podczas tego rozwiązania audytor staje się poniekąd detektywem. Dociera do źródeł procesów, by następnie prześledzić je krok po kroku i wykryć ewentualne nieprawidłowości.

Dodatkowym atutem tego rozwiązania jest także możliwość sprawdzenia systemów kontrolnych, co utwierdzi audytora w przekonaniu tego, czy rozumie dany proces, czy też nie.

Trzecią możliwością, jaka posiada każdy audytor, jest analiza procesów. Pozwala ona na ustalenie, czy mechanizmy i działania stosowane w firmie spełniają swoje zadania i realizują wyznaczone cele. Ma to pomóc w identyfikacji błędów i określić, jak można je naprawić tak, by wzrosła wydajność firmy. Polega ona głównie na obserwacji oraz analizie czynników takich jak: luki, przyczyna główna czy wartości dodane. W tym miejscu ważne jest także badanie doświadczenia, które polega na rozmowie z personelem, w celu ustalenia, jakimi danymi wyjściowymi dysponują.

Techniki audytu wewnętrznego

Ostatnią, ale nie mniej istotną możliwością, jaką posiada audytor podczas przeprowadzania audytu wewnętrznego, są procedury analityczne. Polegają one na porównaniu danych z poprzednich audytów z tym, co jest dostępne na chwilę obecną. Do tego często analizowane są także relacje między danymi związanymi z finansami a danymi, które ich nie dotyczą, w calu odnalezienia nietypowych zależności.

Korzyści z regularnego wykonywania audytów

Stosowane obecnie techniki audytu wewnętrznego są bardzo rozbudowane i różnorodne. Warto je ze sobą mieszać, jeśli jest tylko taka możliwość, żeby po audycie otrzymać jak najpełniejszy obraz tego, co dzieje się w firmie. W tym przypadku szczegóły mogą okazać się bardzo istotne, szczególnie jeśli podczas pracy mamy do czynienia z wieloma klientami, którzy mogą mieć różne wymagania. Audyt ma za zadanie sprawdzić funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa, dlatego tak istotne jest zbadanie nawet błahych spraw.