Planowanie konferencji nie jest prostym zadaniem i wymaga poświęcenia czasu oraz uwagi. Warto wziąć pod uwagę powierzenie pracy profesjonalistom, którzy doskonale wiedzą, jak się za to zabrać. Jak więc powinna wyglądać profesjonalna konferencja?

Organizacja konferencji to skomplikowane zadanie, zwłaszcza dla kogoś, kto jeszcze nie mierzył się z takim wyzwaniem. To prestiżowe wydarzenie wymaga dobrego planowania oraz realizacji z góry założonych działań, a także koordynowania tych oddelegowanych innym pracownikom. To również trudna praca zespołowa, która wymaga inwencji i kreatywności każdego ochotnika. Wpadki organizacyjne, problemy ze sprzętem to codzienność i warto być na nie przygotowanym. Zwłaszcza, że konferencje na długo zapadają w pamięci uczestników.

Dobry sprzęt to podstawa

Podczas konferencji nie może zabraknąć profesjonalnego sprzętu. Odpowiednie nagłośnienie to podstawa – warto więc zdecydować się na zainstalowanie kilku dodatkowych głośników, dzięki którym wszyscy uczestnicy konferencji usłyszą o czym mowa. Osoby, które będą występowały muszą być zaopatrzone w mikrofony – najlepiej te bezprzewodowe.

Nad wszystkim powinien czuwać technik, który w razie małej awarii szybko i niepostrzeżenie usunie usterkę. Innymi istotnymi elementami wyposażenia sali konferencyjnej są projektory oraz ekrany projekcyjne. Ekrany dobrze spełnią swoją funkcję, jeśli zostaną umieszczone na ścianach.

Istnieje ogromna różnica pomiędzy dobrej i złej jakości sprzętem, zwłaszcza przy organizacji tak prestiżowych wydarzeń. Warto więc zainwestować w profesjonalne i sprawdzone urządzenia, które nie zawiodą. Kiepskie głośniki oraz niesprawne mikrofony czy źle zaprogramowane projektowy uniemożliwią uczestnikom spotkania aktywny udział w konferencji.

Oświetlenie – czy jest istotne?

Oświetlenie na sali konferencyjnej odgrywa ogromną rolę, a wiele organizatorów o tym zapomina. Przy źle dobranym świetle (zbyt mocnym lub zbyt słabym) uczestnicy szybko mogą zacząć odczuwać dyskomfort lub po prostu zacząć przysypiać. Dobre światło można łatwo uzyskać poprzez instalację lamp scenicznych.

Profesjonalna konferencja

Wynajem zewnętrznej firmy organizacyjnej

Jeśli po raz pierwszy organizujemy podobne wydarzenie, warto powierzyć to zadanie zewnętrznej firmie. Profesjonaliści z firmy In Spe zajmujący się tym na co dzień zaplanują konferencję, oferując szeroki zakres usług. Często zajmują się zapraszaniem gości, marketingiem i poczęstunkiem.

Zewnętrzne firmy zapewniają również pełną obsługę techniczną i są odpowiedzialne za instalację doskonałej jakości sprzętu oraz odpowiedniego oświetlenia. Zatrudniają również osoby z doświadczeniem, które zajmą się całym zapleczem technicznym w razie awarii.

Decyzja o wynajęciu specjalistów z pewnością pozwoli na zaoszczędzenie nie tylko czasu i zmartwień, ale również sporej sumy pieniędzy. Organizacja na własną rękę to często nieplanowane wydatki, a brak doświadczenia może doprowadzić do poważnego nadszarpnięcia budżetu.

Organizacja konferencji – o czym należy pamiętać?

Nawet jeśli planujemy zlecenie organizacji konferencji zewnętrznej firmie, warto pamiętać o kilku istotnych sprawach.  Każdy plan powinien mieć określony budżet, który można przeznaczyć na poczęstunek, wynajem odpowiedniego sprzętu, opłacenie wszystkich niezbędnych wydatków. Innym niezbędnym elementem będzie wybranie daty, niekolidującej z innymi istotnymi wydarzeniami, oraz czasu trwania konferencji.

Ważny jest również lokal – w zależności od ilości zaproszonych uczestników i gości, sala konferencyjna powinna być na tyle duża, aby każdy czuł się w niej swobodnie. Wybierając miejsce warto również zwrócić uwagę na możliwości technologiczne lokalu, a także postarać się zaplanować rodzaj poczęstunku dla gości.

Organizacja profesjonalnej konferencji to trudne zadanie, ponieważ należy pamiętać o wielu, z pozoru nieistotnych, szczegółach. Aby dobrze wyglądała warto zlecić jej organizację profesjonalistom, którzy o wszystko zadbają.