Certyfikacja według normy ISO 9001 jest najbardziej powszechnym i najczęściej wymaganym kryterium w zakresie spełniania międzynarodowych standardów zarządzania jakością w organizacjach. Wdrożenie odpowiedniego systemu pozwala firmom na znaczącą poprawę pozycji przedsiębiorstwa na rynku, wyróżnienie się na tle konkurencji, skuteczne zarządzanie jakością, usprawnienie procesów oraz bardziej efektywną organizację pracy personelu. Aby jednak uzyskać certyfikat ISO 9001, wcześniej warto wdrożyć System Zarządzania Jakością i przejść pozytywnie proces certyfikacji. Jakie firmy powinny się na to zdecydować i jak można przygotować się do certyfikacji ISO 9001?

W jakich branżach warto zainteresować się ISO 9001?12

Normy ISO serii 9000, w tym przede wszystkim ISO 9001 dotycząca Systemów Zarządzania Jakością, są uznawane za podstawę we wszystkich organizacjach, bez względu na rodzaj ich działalności, wielkość organizacji czy inne systemy zarządzania wdrożone z uwagi na specyficzne wymagania branżowe. Inwestycja w certyfikat ISO 9001 jest zdecydowanie najbardziej opłacalna dla tych jednostek, które w związku ze specyfiką swojej działalności działają na wysoko konkurencyjnym rynku, muszą zadbać szczególnie o satysfakcję swoich klientów, chcą zyskać znaczącą przewagę konkurencyjną, działają na rynkach międzynarodowych (gdzie zgodność z ISO 9001 jest często wymogiem podstawowym), a także dla większych przedsiębiorstw operujących w oparciu o wiele działów i skomplikowanych procesów mogących wpływać bezpośrednio na pogorszenie jakości w organizacji.

Jak przygotować się do procesu certyfikacji według ISO 9001?

W zależności od wielkości organizacji i wcześniej poczynionych przygotowań, proces certyfikacji może zajmować od 3 do 6 miesięcy. W czasie tym jednostka akredytowana:

  • przeprowadza audyty,
  • sprawdza dokumentację,
  • analizuje raporty z audytu niezbędne do wystawienia pozytywnej opinii i przyznania certyfikatu zgodności z ISO 9001.

Im lepiej przygotowana firma, tym większa szansa że czas certyfikacji będzie skrócony do minimum, a decyzja pozytywna zapadnie po pierwszym audycie, bez konieczności wdrażania dodatkowych poprawek. Czas poświęcony normie ISO 9001 przed przystąpieniem do procesu certyfikacji jest tu więc kluczowy.

Organizacje, które decydują się na uzyskanie certyfikatu ISO 9001 powinny we własnym zakresie zainteresować się szkoleniami pod kątem stosowania i wdrażania normy, organizowanymi m.in. przez akredytowane jednostki certyfikujące. Zapoznanie się z wszystkimi wytycznymi i szczegółami normy oraz nauczenie się dostosowania wymogów normy do realiów własnej organizacji znacząco poprawi dynamikę wdrażania Systemu Zarządzania Jakością w firmie i usprawni przystosowywanie konkretnych procesów do wytycznych normy. W szkoleniach powinni uczestniczyć także audytorzy wewnętrzni firmy, odpowiedzialni za weryfikację wdrażanych zmian i dopilnowanie prawidłowego przestrzegania wytycznych ISO 9001.

Certyfikat ISO 9001

Czy odpowiednie przygotowania mają wpływ na koszt i czas uzyskania certyfikatu?

Choć same koszty certyfikacji oceniane są przez jednostkę certyfikującą na podstawie wielkości organizacji, stosowanych przez nią procedur zarządzania jakością, poziomu ryzyka i zagrożeń czy branży, w jakiej działa, odpowiednie przygotowanie się do procesu certyfikacyjnego może dość wyraźnie obniżyć koszty i czas potrzebny do uzyskania certyfikatu. Kalkulacja wydaje się tu dość prosta: organizacja, która wcześniej podejmie wszelkie kroki w zakresie przygotowań, zainwestuje w szkolenia przygotowujące do zbudowania, wdrożenia i stosowania Systemu Zarządzania Jakością i przygotuje zarówno pracowników, jak i wszystkie osoby zaangażowane w rozwój organizacji do stosowania się do normy będzie miała znacznie większą szansę na szybki audyt potwierdzający zgodność z wymogami normy i przyznający certyfikat ISO 9001.

Analogicznie, jeśli firma zdecyduje się na certyfikację bez wcześniejszego przygotowania musi liczyć się z wieloma problemami pojawiającymi się w procesie certyfikacyjnym. Nieprawidłowości wykryte podczas audytu wstępnego lub certyfikującego wymuszą powrót do etapu wdrażania Systemu Zarządzania Jakością i wprowadzenie poprawek, które nie tylko wpłyną na dokumentację całego procesu, ale i zapewnią utrzymanie właściwego poziomu jakości w poszczególnych procesach. Samo wdrażanie SZJ jest procesem kosztownym i czasochłonnym, więc dodatkowe poprawki będą jedynie opóźniać uzyskanie certyfikatu. W końcu, certyfikaty ISO 9001 nie są wydawane dożywotnio – jednostki certyfikacyjne przyznają je na 3 lata, podczas których co roku przeprowadzany jest audyt rewizyjny potwierdzający słuszność posługiwania się certyfikatem i dalszą zgodność z wytycznymi normy. Firma nieprzygotowana, która szczęśliwym trafem zakończy pozytywnie audyt certyfikujący może utracić go już przy pierwszej kontroli.